Οι συνεδριάσεις της Επιτροπής Ερευνών πραγματοποιούνται δύο φορές το μήνα.

Οι προγραμματισμένες συνεδριάσεις του έτους βρίσκονται στην ιστοσελίδα του Ε.Λ.Κ.Ε. – ενότητα “Η Επιτροπή Ερευνών” - Συνεδριάσεις.

Η ημερομηνία της επόμενης συνεδρίασης αναρτάται στην αρχική σελίδα του Ε.Λ.Κ.Ε.

Ο Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ε.Λ.Κ.Ε. του Π.Κ., ο οποίος συντάσσεται από την Επιτροπή Ερευνών και εγκρίνεται από το Συμβούλιο Διοίκησης (πριν από Σύγκλητο) του Π.Κ., αποτελεί ένα ευσύνοπτο και λειτουργικό εγχειρίδιο που καθορίζει και ρυθμίζει τις διαδικασίες και κάθε θέμα σχετικά με τη λειτουργία του Ε.Λ.Κ.Ε. (τρόπος οργάνωσης & λειτουργίας οργάνων διοίκησης Ε.Λ.Κ.Ε., αρμοδιότητες & υποχρεώσεις Ε.Υ. κ.ά.) καθώς και των ερευνητικών και λοιπών έργων/προγραμμάτων που αυτός υλοποιεί (διαδικασίες αποδοχής, διαχείρισης, παρακολούθησης έργων, εκτέλεσης προϋπολογισμών, επιλογής & απασχόλησης προσωπικού, διενέργειας μετακινήσεων, χορήγησης υποτροφιών κλπ).

Ολόκληρο τον Οδηγό ή διάφορες οδηγίες, ανά περίπτωση έργων, μπορείτε να αναζητήσετε στην εφαρμογή Διαχείριση Έργων – ενότητα «Οδηγίες Διαχείρισης Έργων»

Ο Ε.Λ.Κ.Ε. έχει τυποποιήσει προς διευκόλυνσή σας τα αναγκαία έντυπα για τις συναλλαγές σας με τη Μ.Ο.Δ.Υ. σε ομάδες (π.χ. έντυπα Ενεργειών Έργων, Οικονομικών, Συμβάσεων, Προμηθειών, Μετακινήσεων κλπ). Κάθε έντυπο έχει ένα κωδικό όνομα για εύκολη αναφορά (Κεφαλαίο γράμμα με ένα αύξοντα αριθμό) και το συνοδεύει ο αριθμός έκδοσης του εντύπου (δείκτης). Η ημερομηνία τελευταίας τροποποίησης αναγράφεται στο έντυπο μέσα, στο υποσέλιδο, καθώς και στην εφαρμογή δεξιά από το όνομα κάθε εντύπου.

Όλα τα είδη των εντύπων αυτών βρίσκονται στην εφαρμογή Διαχείριση Έργων – ενότητα «Έντυπα Συναλλαγών με Μ.Ο.Δ.Υ.»

Το web-resCom είναι η διαδικτυακή πλατφόρμα, που διαθέτει το πληροφοριακό σύστημα της Μ.Ο.Δ.Υ. του Ε.Λ.Κ.Ε., στην οποία μπορούν να συνδεθούν:

• Οι Επιστημονικά Υπεύθυνοι/ες των έργων,
• Εξουσιοδοτημένα από τον/την ΕΥ μέλη της ομάδας έργου που βοηθούν στη διοικητική υποστήριξή του,
• Τα μέλη της ομάδας έργου που έχουν τη συμβατική υποχρέωση να συμπληρώνουν ατομικά φύλλα χρονοχρέωσης.

Η εφαρμογή διαχείρισης έργων web-resCom παρέχει στους Επιστημονικά Υπευθύνους και στους συνεργάτες τους τη δυνατότητα να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται διαδικτυακά τα έργα στα οποία συμμετέχουν. Μέσω της εφαρμογής μπορούν να συμπληρώνουν φύλλα χρονοχρέωσης, να υποβάλλουν προϋπολογισμούς, να δημιουργούν εντολές πληρωμής κ.λ.π.

Οι οδηγίες δημιουργίας λογαριασμού στο web-resCom βρίσκονται στην εφαρμογή Διαχείριση Έργων-ενότητα «Δημιουργία λογαριασμού στο web-resCom»

Οι οδηγίες σε περίπτωση απώλειας του λογαριασμού web-resCom βρίσκονται στην εφαρμογή Διαχείριση Έργων - ενότητα «Απώλεια του κωδικού πρόσβασης στο web-resCom»

Οι οδηγίες για την εκχώρηση δικαιώματος πρόσβασης στο λογαριασμό web-resCom βρίσκονται στην Εφαρμογή Διαχείριση Έργων - ενότητα «Εκχώρηση δικαιωμάτων από Ε.Υ. σε συνεργάτες»

Α. Για όσους έχουν μόνιμη σχέση με το Π.Κ. (ΔΕΠ, ΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ, Μόνιμοι, ΙΔΑΧ): Για την έκδοση άυλης υπογραφής από το Κεντρικό ΣΗΔΕ (Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων) του Υπουργείου Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, που αντικαθιστά τη χειρόγραφη υπογραφή, θα πρέπει να επικοινωνήσετε:

• για το Ηράκλειο, Τμήμα Β΄ Προσωπικού, κ. Ταταράκη Μαρία, τηλέφωνο: 2810 393169, Email: tataraki@uoc.gr

• για το Ρέθυμνο, Τμήμα Β΄ Προσωπικού, κ. Κουταλά Χρυσούλα, τηλέφωνο: 28310 77924, Email: xkoutala@uoc.gr

Β. Για φοιτητές (προπτυχιακούς, μεταπτυχιακούς), υποψήφιους διδάκτορες και μεταδιδάκτορες εφόσον έχουν ιδρυματικό email: Μπορείτε να εκδώσετε την προηγμένη τύπου Β υπογραφή, από τη Harica στην ιστοσελίδα: https://cm.harica.gr/ , που χρησιμοποιείται για ενδοϊδρυματική κίνηση εγγράφων.

Πληροφορίες και σχετικές οδηγίες στο "Κέντρο Υποδομών Υπηρεσιών Τεχνολογίας Πληροφορικής και Επικοινωνιών" (ΚΥΥΤΠΕ) του Π.Κ., τηλέφωνο 2810 393312, Email: helpdesk@uoc.gr

Εάν δεν έχετε εκδώσει ακόμα ψηφιακή υπογραφή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την «ΨΗΦΙΑΚΗ ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΕΓΓΡΑΦΟΥ» από το gov.gr

Η ψηφιακή βεβαίωση που θα εκδώσετε είναι νομικά ισοδύναμη με έγγραφο που φέρει το γνήσιο της υπογραφής και μπορείτε είτε να την αποστείλετε ηλεκτρονικά, είτε να την εκτυπώσετε και να την καταθέσετε σε έντυπη μορφή.

Στις Ανακοινώσεις στην κατηγορία «Προκηρύξεις Προγραμμάτων» μπορείτε να δείτε αναλυτικά τη «Διαδικασία ψηφιακής υπογραφής συμβάσεων φυσικών προσώπων» μέσω των ηλεκτρονικών υπηρεσιών του Ε.Λ.Κ.Ε. (web-resCom).

Η πρόσκληση αναρτάται στη Διαύγεια, στη συνέχεια δημοσιεύεται στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ Πανεπιστημίου Κρήτης, στην ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου Κρήτης και όπου αλλού προβλέπει ο φορέας χρηματοδότησης του έργου, στο πλαίσιο του οποίου πραγματοποιείται η συγκεκριμένη πρόσκληση.

Οι υποψήφιοι που δεν πληρούν τα απαραίτητα αιτούμενα προσόντα της Πρόσκλησης αποκλείονται. Προσόντα που αναφέρονται στην αίτηση ή στο βιογραφικό σημείωμα, αλλά δεν τεκμηριώνονται/αποδεικνύονται, δεν θα ληφθούν υπόψη στην αξιολόγηση.

Τα πρόσθετα προσόντα αποτελούν προσόντα που θα συνεκτιμηθούν, αλλά δεν θα αποτελέσουν λόγο απόρριψης μιας πρότασης, που δεν τα περιλαμβάνει.

Η ελάχιστη προθεσμία για την υποβολή αιτήσεων από τους/τις ενδιαφερόμενους/ες είναι δέκα (10) ημερολογιακές ημέρες από την επόμενη της δημοσίευσης της πρόσκλησης.

Αντικατάσταση από τον/την υποψήφιο/α της αίτησης, ή διόρθωση αυτής, ή συμπλήρωση τυχόν ελλειπόντων δικαιολογητικών, επιτρέπεται μόνο μέχρι τη λήξη της προθεσμίας υποβολής των αιτήσεων.

Ευκρινή φωτοαντίγραφα από αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων, τα οποία έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο, καθώς και ευκρινή φωτοαντίγραφα από τα πρωτότυπα όσων ιδιωτικών εγγράφων φέρουν θεώρηση από υπηρεσίες του Δημοσίου, των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.), των νομικών προσώπων Δημοσίου δικαίου, των Δικαστηρίων όλων των βαθμών, των νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου που ανήκουν στο κράτος ή επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις από κρατικούς πόρους κατά 50% τουλάχιστον του ετήσιου προϋπολογισμού τους, των δημοσίων επιχειρήσεων και των οργανισμών που προβλέπονται στις διατάξεις του άρθρου 1 του ν. 3429/2005, καθώς και των νομικών προσώπων και των επιχειρήσεων των Ο.Τ.Α. Εναλλακτικά, αν τα ιδιωτικά έγγραφα φέρουν εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή, ή ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου, γίνονται αποδεκτά χωρίς περαιτέρω επικύρωση ή θεώρηση.

Τα δικαιολογητικά που ζητούνται (Παράρτημα 1, βιογραφικό σημείωμα και Παράρτημα 3) πρέπει να φέρουν εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου. Εάν δεν διαθέτετε ψηφιακή υπογραφή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την «ΨΗΦΙΑΚΗ ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΕΓΓΡΑΦΟΥ» από το gov.gr.

Για τις προτάσεις που παραλαμβάνονται/αποστέλλονται εμπρόθεσμα, αποστέλλεται στον/στην υποψήφιο/α ηλεκτρονικό μήνυμα μέσω του πληροφοριακού συστήματος (ResCom), το οποίο αναγράφει τον αριθμό πρωτοκόλλου της αίτησης. Η υποβολή αίτησης από τον/την εκάστοτε υποψήφιο/α συνεπάγεται την ανεπιφύλακτη αποδοχή των όρων της παρούσης Πρόσκλησης.

Τα αποτελέσματα της διαδικασίας θα εγκριθούν-επικυρωθούν σε συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης, η οποία είναι το αποφασιστικό όργανο ως προς την επιλογή του καταλληλότερου προσώπου και ως προς τη σύναψη ή μη των συμβάσεων. Η σχετική απόφαση της Επιτροπής Ερευνών κοινοποιείται με την ανάρτησή της στο πρόγραμμα ΔΙΑΥΓΕΙΑ και στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Κρήτης και όπου αλλού προβλέπει ο φορέας χρηματοδότησης του έργου, στο πλαίσιο του οποίου πραγματοποιείται η συγκεκριμένη πρόσκληση και αναρτώνται στη Διαύγεια.

Όλοι ανεξαιρέτως οι υποψήφιοι/ες ενημερώνονται από την ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Κρήτης για τα αποτελέσματα.

Η Επιτροπή Αξιολόγησης αξιολογεί τις υποψηφιότητες, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην Πρόσκληση, και υποβάλλει στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ σχετικό πρακτικό.

Το Τμήμα Ανθρωπίνων Πόρων της ΜΟΔΥ προβαίνει σε έλεγχο του πρακτικού αξιολόγησης μόνο ως προς τα τυπικά στοιχεία του (π.χ. ορθή αναφορά πρωτοκόλλων ή αποφάσεων, άθροιση μοριοδοτήσεων, συμπερίληψη όλων των απαιτούμενων στοιχείων, υπογραφές κλπ).

Οι αιτήσεις υποψηφιότητας αξιολογούνται από Επιτροπή Αξιολόγησης. Η Επιτροπή Αξιολόγησης αποτελείται από τρία τακτικά και τρία αναπληρωματικά μέλη, προερχόμενα από το προσωπικό του Πανεπιστημίου, όπως Δ.Ε.Π.,Ε.Ε.Π., Ε.ΔΙ.Π., Ε.Τ.Ε.Π. και διοικητικό προσωπικό. Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης εγκρίνονται από την Επιτροπή Ερευνών. Οι ενστάσεις αξιολογούνται από Επιτροπή Ενστάσεων. Η Επιτροπή Ενστάσεων αποτελείται από τρία τακτικά και τρία αναπληρωματικά μέλη, προερχόμενα από το προσωπικό του Πανεπιστημίου, όπως Δ.Ε.Π., Ε.Ε.Π., Ε.ΔΙ.Π., Ε.Τ.Ε.Π. και διοικητικό προσωπικό. Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης εγκρίνονται από την Επιτροπή Ερευνών.

Το ζητούν με ηλεκτρονικό μήνυμα και τους αποστέλλεται.

Συμπληρώνουν την αίτηση της υπηρεσίας που αφορά στην πρόσβαση στα έγγραφα και δηλώνουν το λόγο που έχουν έννομο συμφέρον.

Η διαδικασία ανάθεσης που επιλέγεται προκειμένου να γίνει μία δαπάνη για την προμήθεια υλικών ή παροχή υπηρεσιών εξαρτάται από:

• α) Τον προϋπολογισμό της κατηγορίας δαπάνης (ΓΛΚ) του έργου.
• β) Το πλαίσιο χρηματοδότησης του έργου.

Απαντώντας στο παρακάτω ερώτημα:

• Ποια είναι τα όρια της προϋπολογισμένης δαπάνης για τις διαδικασίες ανάθεσης;

ΣΗΜΕΙΩΣΗ:Τα παραπάνω όρια αφορούν τους προϋπολογισμούς των κατηγοριών δαπανών ΓΛΚ (ετήσιοι και συνολικοί, ανάλογα με το πλαίσιο χρηματοδότησης του έργου).

Παράδειγμα: Για ένα έργο συγχρηματοδοτούμενο (ΕΣΠΑ), σε μία κατηγορία δαπάνης με συνολικό προϋπολογισμό άνω των 30.000€, πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ, ανεξαρτήτως του ποσού της δαπάνης δεν μπορεί να γίνει απευθείας ανάθεση, αλλά χρειάζεται διαγωνιστική διαδικασία, σύμφωνα με το συνολικό προϋπολογισμό της κατηγορίας δαπάνης.

Συστήνεται για όλες τις δαπάνες που διενεργούνται στα πλαίσια ερευνητικών προγραμμάτων να πραγματοποιείται έρευνα αγοράς πριν την διενέργεια οποιασδήποτε δαπάνης, ωστόσο η έρευνα αγοράς αποτελεί υποχρέωση για την διενέργεια της δαπάνης όταν:

• Η δαπάνη είναι μεγαλύτερη των 2.500€, πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ.
• Η δαπάνη παρόλο που είναι μικρότερη των 2.500€, πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ, και εντάσσεται σε κατηγορία δαπάνης (ΓΛΚ) του ετήσιου προϋπολογισμού, που υπερβαίνει το ποσό των 2.500€, πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ. Η απαίτηση για προσκόμιση μιας προσφοράς, αφορά σε ερευνητικά έργα ιδιωτικής χρηματοδότησης, όπως έργα παροχής υπηρεσιών, μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών κτλ.
• Η δαπάνη παρόλο που είναι μικρότερη των 2.500€, πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ, και εντάσσεται σε κατηγορία δαπάνης του συνολικού προϋπολογισμού που υπερβαίνει το ποσό των 2.500€, πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ. Η απαίτηση για προσκόμιση μιας προσφοράς, αφορά σε ερευνητικά έργα που χρηματοδοτούνται ή συγχρηματοδοτούνται από την Ευρωπαϊκή ένωση (ΕΣΠΑ, Ευρωπαϊκά).

Όταν:

• Το ποσό της ανάθεσης υπερβαίνει τις 10.000,00€ (μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ).
• Ανεξαρτήτως του ποσού της ανάθεσης, εφόσον πρόκειται για πολυετή υποχρέωση, όταν δηλαδή το ποσό της ανάθεσης βαρύνει είτε τμηματικά είτε εξ ολοκλήρου έτη πέραν του τρέχοντος.
• Ανεξαρτήτως του ποσού ανάθεσης, εφόσον ο ΕΥ ή η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ κρίνουν ότι συντρέχουν ειδικοί λόγοι.

Σημαντική διευκρίνηση

• Το όριο των 10.000,00€ ελέγχεται συνολικά ανά προμηθευτή στο έργο και ανά κατηγορία δαπάνης.

Η σύμβαση συνάπτεται μετά την ανάρτηση της Απόφασης Ανάθεσης στη Διαύγεια. Η σύμβαση Απευθείας Ανάθεσης συντάσσεται από το Τμήμα Προμηθειών του ΕΛΚΕ.

Επίσης οι συμβάσεις για προμήθεια/παροχή υπηρεσιών μετά από διαγωνισμό συντάσσονται από το γραφείο προμηθειών.

Οι συμβάσεις μπορούν να υπογραφούν είτε με ιδιόχειρες υπογραφές από όλους τους συμβαλλόμενους, είτε με εγκεκριμένες ηλεκτρονικές υπογραφές από όλους τους συμβαλλόμενους.

Οι συμβάσεις πρέπει να συνοδεύονται από τα ακόλουθα νομιμοποιητικά έγγραφα:

• Φορολογική και Ασφαλιστική Ενημερότητα.
• Αποσπάσματα ποινικού μητρώου (έκδοσης τριμήνου) του νόμιμου εκπροσώπου της εταιρείας και των μελών του ΔΣ (σε περίπτωση ΑΕ) ή του Διαχειριστή (σε περίπτωση ΟΕ, ΕΕ, ΙΚΕ). Τα αποσπάσματα ποινικού μητρώου μπορούν να αντικατασταθούν από ΥΔ οι οποίες στέλνονται από το Τμήμα Προμηθειών στους Αναδόχους.
• Πιστοποιητικό ΓΕΜΗ, ή Καταστατικό, ή οποιοδήποτε νομιμοποιητικό έγγραφο από το οποίο να προκύπτει ο νόμιμος εκπρόσωπος της εταιρείας και η σύνθεση του ΔΣ· σε περίπτωση ΙΚΕ, ΟΕ, ΕΕ ο διαχειριστής.

Εξαίρεση: Κατά τη διαδικασία σύναψης δημοσίων συμβάσεων με εκτιμώμενη αξία ίση ή μικρότερη του ποσού της παρ. 1 του άρθρου 118 του ν. 4412/2016, δηλαδή έως 30.000,00€ (Α’ 147, διορθώσεις σφαλμάτων Α’ 200 και Α’ 206) για τις ανάγκες έργων/προγραμμάτων με οικονομικούς φορείς που εδρεύουν στην αλλοδαπή και εξόφλησης των δαπανών, οι φορείς της αλλοδαπής εξαιρούνται από την υποχρέωση προσκόμισης φορολογικής ενημερότητας, ασφαλιστικής ενημερότητας και αποσπάσματος ποινικού μητρώου (άρθρο 251 του ν. 4957/2022).

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Σύμφωνα με τον νόμο 2939/2001 (Συσκευασίες και εναλλακτική διαχείριση των συσκευασιών και άλλων προϊόντων - Ίδρυση Εθνικού Οργανισμού Εναλλακτικής Διαχείρισης Συσκευασιών και Άλλων Προϊόντων (Ε.Ο.Ε.Δ.Σ.Α.Π.) και άλλες διατάξεις), υπάρχει υποχρέωση εγγραφής των προμηθευτών (που εισάγουν απευθείας στην Ελλάδα) και παραγωγών ηλεκτρονικού εξοπλισμού, καθώς και όσων διαχειρίζονται τις συσκευασίες και τα απόβλητα τους, στο Εθνικό Μητρώο Παραγωγών (Ε.Μ.ΠΑ.) του Ελληνικού Οργανισμού Ανακύκλωσης. Κατά την σύναψη της σύμβασης ελέγχεται αν οι προμηθευτές, που έχουν την παραπάνω υποχρέωση, είναι εγγεγραμμένοι στο συγκεκριμένο Μητρώο.

Για την έναρξη της διαγωνιστικής διαδικασίας θα πρέπει να συμπληρωθούν και να αποσταλούν στο γραφείο προμηθειών:

• Το υπογεγραμμένο έντυπο Π1– Αίτημα διενέργειας διαγωνισμού (Συντάσσεται από τον ΕΥ)
• Οι τεχνικές προδιαγραφές των υπό προμήθεια ειδών-υπηρεσιών, τυχόν ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της σύμβασης, κλπ (Συντάσσεται από τον ΕΥ).

Με την εφαρμογή του νέου νόμου 4782/21 για τις διαδικασίες προμήθειας αγαθών και παροχής υπηρεσιών,

• όταν η κατηγορία δαπάνης του ετήσιου προϋπολογισμού του έργου είναι έως 2.500€ πλέον ΦΠΑ, προβαίνετε άμεσα στην προμήθεια και υποβάλλετε το τιμολόγιο με το αίτημα πληρωμής.

Απαλλαγή από τον ΦΠΑ, σύμφωνα με την ΠΟΛ 1128/97, δικαιούνται συγκεκριμένα Νομικά Πρόσωπα (όπως οι ΕΛΚΕ των Πανεπιστημίων), όταν συμβάλλονται απευθείας με την Ευρωπαϊκή Ένωση, για την πραγματοποίηση ερευνητικών προγραμμάτων και χρηματοδοτούνται από αυτή μερικά ή ολικά.

Οι δαπάνες που απαλλάσσονται από τον ΦΠΑ, κατά το ποσοστό χρηματοδότησής τους από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή είναι οι εξής:

• Αγορά μηχανολογικού ή λοιπού εξοπλισμού
• Παροχή υπηρεσιών που αφορούν την εγκατάσταση του προηγούμενου εξοπλισμού
• Αγορά λογισμικού

Η διαδικασία προς την αρμόδια ΔΟΥ διεκπεραιώνεται από τη ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ και απαιτεί την υποβολή δικαιολογητικών από τον/την ΕΥ.

Για την παρακολούθηση και παραλαβή των συμβάσεων απευθείας ανάθεσης αρμόδιος είναι ο Επιστημονικός Υπεύθυνος του έργου/προγράμματος. Ως εκ τούτου δεν απαιτείται η συγκρότηση Επιτροπής και Παρακολούθησης της σύμβασης και ο Επιστημονικός Υπεύθυνος είναι πλέον αρμόδιος για τα εξής: α) την παρακολούθηση των συμβάσεων για την προμήθεια ειδών/παρεχόμενων υπηρεσιών στο πλαίσιο των αναγκών ενός έργου/προγράμματος, β) τον ποσοτικό και ποιοτικό έλεγχο των περιγραφόμενων σε κάθε τιμολόγιο ειδών/παρεχόμενων υπηρεσιών και γ) την έγκριση της παραλαβής των ειδών/παρεχόμενων υπηρεσιών, εφόσον πληρούνται οι προδιαγραφές που είχαν τεθεί στους όρους της απόφασης απευθείας ανάθεσης και της σύμβασης εφόσον υπάρχει, ή την εισήγηση προς το αρμόδιο όργανο του ΕΛΚΕ για την παραλαβή ή απόρριψη αυτών , εφόσον τα προς παράδοση είδη ή οι παρεχόμενες υπηρεσίες παρουσιάζουν παρεκκλίσεις από τις προδιαγραφές που τέθηκαν στους όρους της απευθείας ανάθεσης και της σύμβασης, εφόσον υπάρχει.

Σύμφωνα με το νόμο 4957/2022 άρθρο 252, «για την εκτέλεση δαπανών που διενεργούνται στο πλαίσιο έργων/προγραμμάτων και αφορούν στο κόστος εγγραφής και συμμετοχής σε επιστημονικά συνέδρια και ημερίδες, καθώς και στη δημοσίευση επιστημονικών άρθρων, εργασιών, επιστημονικών μελετών και βιβλίων από οικονομικούς φορείς που έχουν την έδρα τους στην ημεδαπή ή αλλοδαπή, δεν εφαρμόζονται οι διατάξεις περί δημοσίων συμβάσεων του ν. 4412/2016 (Α’ 147, διορθώσεις σφαλμάτων Α’ 200 και Α’ 206). Η εξόφληση των δαπανών πραγματοποιείται μέσω εξόφλησης του νόμιμου φορολογικού παραστατικού, κατόπιν υποβολής αιτήματος πληρωμής του Επιστημονικού Υπευθύνου. Τα παραστατικά δύνανται να εκδίδονται είτε στα στοιχεία του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας, είτε στα στοιχεία του συμμετέχοντος στο συνέδριο, ή του συγγραφέα της δημοσίευσης. Το παρόν εφαρμόζεται και για την εκτέλεση δαπανών που αφορούν σε συνδρομές σε βάσεις δεδομένων, σε επαγγελματικές, επιστημονικές και λοιπές οργανώσεις και στην κατοχύρωση δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας».

Τα τιμολόγια των προμηθευτών, τα οποία προσκομίζονται στον ΕΛΚΕ μέσω της/του Επιστημονικής/ού Υπεύθυνης/ου του έργου, δεν γίνονται αποδεκτά στις παρακάτω περιπτώσεις:

• Το τιμολόγιο φέρει ημερομηνία μεταγενέστερη της λήξης του οικονομικού αντικειμένου του έργου.
• Το τιμολόγιο φέρει ημερομηνία έτους για το οποίο δεν έχει εγκριθεί ετήσιος προϋπολογισμός στο έργο.
• Δεν έχει προβλεφθεί η δαπάνη που αφορά στο τιμολόγιο στον προϋπολογισμό του έργου.
• Δεν έχουν προηγηθεί οι απαιτούμενες διαδικασίες ανάθεσης (πχ διαγωνισμός, αίτημα απευθείας ανάθεσης).
• Το τιμολόγιο είναι προγενέστερο της ημερομηνίας ανάρτησης της απόφασης (Απευθείας Ανάθεσης Προμήθειας/Υπηρεσίας ή Κατακύρωσης Διαγωνισμού) στη Διαύγεια και στο ΚΗΜΔΗΣ στις περιπτώσεις που απαιτείται.
• Το τιμολόγιο είναι προγενέστερο της υπογραφής της σύμβασης.
• Η δαπάνη κρίνεται μη επιλέξιμη.
• Δεν έχει εκδοθεί στα στοιχεία του ΕΛΚΕ Πανεπιστημίου Κρήτης. (Εκτός των περιπτώσεων που δύναται να εκδοθεί στα στοιχεία του δικαιούχου πληρωμής)

Yπαγόμενοι στην παρ.9, άρθρ.39, Ν.4387/2016

Εκδίδονται την τελευταία ημερολογιακή ημέρα του μήνα

- π.χ. για το μήνα Απρίλιο του 2023, το Τ.Π.Υ. θα εκδοθεί την Κυριακή 30/04/2023) ή το αργότερο μέχρι και τις 10 του επόμενου μήνα (δηλαδή 10/05/2023). Προσοχή: Στο ΤΠΥ πρέπει να αναγράφεται η σχετική νομοθεσία υπαγωγής στο άρθρο.

Μη υπαγόμενοι στην παρ.9, άρθρ.39, Ν.4387/2016

Μπορούν να εκδώσουν το Τ.Π.Υ οποιαδήποτε χρονική στιγμή κατά τη διάρκεια της σύμβασής τους εφόσον το πρόγραμμα το επιτρέπει, με τη σύμφωνη γνώμη του επιστημονικού υπευθύνου του προγράμματος και μέχρι 10 ημέρες μετά τη λήξη της συγκεκριμένης σύμβασης.

Σε περίπτωση λήξης της σύμβασης, το παραστατικό εκδίδεται την τελευταία ημέρα της σύμβασης και όχι αργότερα από τις 10 του επόμενου μήνα.

Η έκθεση παραχθέντος έργου, όπου απαιτείται, θα αφορά και θα αναγράφει το διάστημα από 01.**.20** έως την ημέρα έκδοσης του παραστατικού.

-Στο σημείο του έντυπου πληρωμής Σ7α που αναφέρεται το διάστημα από ............ έως .........., διευκρινίζεται ότι:

• Οι υπαγόμενοι στην παρ. 9 του αρ. 39 του Ν. 4387/16, στο διάστημα θα αναγράφουν ολόκληρο τον ημερολογιακό μήνα π.χ. από 01/01/2023-31/01/2023
• Οι ελεύθεροι επαγγελματίες θα αναγράφουν το διάστημα έως την ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού τους πχ 01/01/2023-27/01/2023. Προσοχή στην περίπτωση αυτή το διάστημα της έκθεσης παραχθέντος έργου και του εντύπου πληρωμής Σ7α θα πρέπει να έχει ημερολογιακή συνέχεια.

Έντυπα ΙΔΟΧ (Σ4α) ελεγχόμενων προγραμμάτων (έκθεση-timesheets) για τα οποία εκδίδει ο ΕΛΚΕ το παραστατικό, πρέπει να περιλαμβάνουν όλον τον τρέχοντα μήνα, μέχρι και την τελευταία εργάσιμη ημέρα του. Αν η τελευταία ημέρα του μήνα είναι Σάββατο ή Κυριακή, τελευταία εργάσιμη ημέρα στους ΙΔΟΧ θεωρείται η Παρασκευή.

Οι πληρωμές των αμοιβών διενεργούνται από την Ενιαία Αρχή Πληρωμών δυο φορές τον μήνα, κάθε 13 και 27.

Όχι. Οι ημερομηνίες που κλείνει η Ενιαία Αρχή Πληρωμών είναι 07 και 20 κάθε μήνα (ή η προηγούμενη εργάσιμη). Δεδομένων των απαιτούμενων ελέγχων, τα παραστατικά πρέπει να βρίσκονται στον ΕΛΚΕ το αργότερο τέσσερις μέρες πριν από τις παραπάνω ημερομηνίες.

Ποσό Τιμολογίου από 1.500,00 € και άνω - Φορολογική Ενημερότητα

Ποσό Τιμολογίου από 3.000,00 € άνω - Φορολογική και Ασφαλιστική Ενημερότητα (από ΙΚΑ και ΟΑΕΕ ή φορέα κύριας ασφάλισης (ΤΣΑΥ, ΤΣΜΕΔΕ κτλ.)

Θα ζητούνται ενημερότητες:

Α. Φορολογική Ενημερότητα για "ΕΙΣΠΡΑΞΗ ΧΡΗΜΑΤΩΝ ΑΠΟ ΦΟΡΕΙΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ (ΠΛΗΝ ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ)"

Β. Ασφαλιστική Ενημερότητα για είσπραξη χρημάτων από το δημόσιο από το ΙΚΑ και από ΕΦΚΑ-ΟΑΕΕ,ΤΣΑΥ,ΤΣΜΕΔΕ, εκδίδεται ηλεκτρονικά από τον συναλλασσόμενο.

Οι ενημερότητες θα πρέπει να έχουν την ίδια ημερομηνία έκδοσης με το τιμολόγιο ή μεταγενέστερη. Για εξόφληση παραπάνω του ενός τιμολογίου στην ίδια πληρωμή επιβάλλεται από τη νομοθεσία (ΠΟΛ1274/2013 άρθρο 1 παρ.2) έκδοση δεύτερης φορολογικής και ασφαλιστικής ενημερότητας (άρθρο 4 υπ’αρ.15435/913/16-04-2020).

Για την έκδοση φορολογικής ενημερότητας απαιτούνται τα στοιχεία του τιμολογίου:

• Α/Α (αριθμός τιμολογίου)
• Ημερομηνία
• Αξία και ΦΠΑ
• Αριθμός MARK (ο κωδικός που εμφανίζεται δίπλα στην ημερομηνία του ηλεκτρονικού τιμολογίου)

Όταν έχουμε τίτλο κτήσης τότε συμπληρώνονται τα στοιχεία της σύμβασης:

• Αριθμός σύμβασης
• Ημερομηνία
• Αξία

Τα φυσικά πρόσωπα που δεν έχουν υποχρέωση τήρησης βιβλίων και στοιχείων σύμφωνα με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα και η απασχόλησή τους είναι περιστασιακή και παρεπόμενη αμείβονται με Παραστατικό Παρεχομένων Υπηρεσιών, που εκδίδει ο ΕΛΚΕ.

Ενδεικτικές περιπτώσεις μη υπόχρεων τήρησης βιβλίων και στοιχείων είναι οι άνεργοι και άνεργες, οι προπτυχιακοί και μεταπτυχιακοί φοιτητές και φοιτήτριες, οι υποψήφιοι διδάκτορες και διδακτόρισσες, οι ιδιωτικοί υπάλληλοι, οι δημόσιοι υπάλληλοι, οι συνταξιούχοι, οι αλλοδαποί.

Οι συναλλαγές δεν μπορεί να υπερβαίνουν τις 10.000€ ετησίως. Το ποσό της σύμβασης θα πρέπει να εξοφλείται μέσα στο έτος που έχει συναφθεί, ώστε να μην επηρεάζεται το προβλεπόμενο όριο του επόμενου έτους.

Κάθε σύμβαση πληρώνεται εφάπαξ, κατόπιν της εντολής του/της ΕΥ που πιστοποιεί την ορθή εκτέλεση του συνολικού αντικειμένου της σύμβασης. Εντολές του/της ΕΥ για τμηματικές πληρωμές γίνονται δεκτές μέχρι 2 ανά ημερολογιακό εξάμηνο, μόνο εφόσον προσδιορίζεται με σαφήνεια το μέρος της σύμβασης που εκτελέστηκε σύμφωνα με την πρόοδο των εργασιών.

Όχι θα ασφαλιστείτε το ανώτερο για 1 μήνα, διότι ο χρόνος ασφάλισης, δεν μπορεί να ξεπερνά τον 1 πλήρη μήνα (25 ημέρες ασφάλισης) ανά Π.Π.Υ. Ο μήνας που ασφαλίζεται είναι αυτός που πραγματοποιείται η πληρωμή.

Τα παραστατικά θα πρέπει να κατατίθενται εντός του μήνα έκδοσής τους και το αργότερο μέχρι την 10η ημέρα του επόμενου μήνα. Ανεξάρτητα από την ύπαρξη ταμειακού υπολοίπου στο έργο και τον χρόνο πληρωμής τους.

Η δήλωση των πρόσθετων αποδοχών αποτελεί υποχρέωση όλων των δημόσιων λειτουργών σύμφωνα με το Ν.1256/1982 και πραγματοποιείται 2 φορές τον χρόνο με ατομική ευθύνη του κάθε υπόχρεου. Ο ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Κρήτης, για δική σας διευκόλυνση, προ-συμπληρώνει τη δήλωση αυτή με τα στοιχεία των αμοιβών που έχετε εισπράξει μέσω του ΕΛΚΕ. Τη δήλωση των πρόσθετων αποδοχών θα πρέπει να την υποβάλετε στην Οικονομική υπηρεσία του Πανεπιστημίου Κρήτης και όχι στον ΕΛΚΕ.

Το χρονικό περιθώριο συμπλήρωσης του μηνιαίου φύλλου εργασίας ενός μήνα είναι ένας επιπλέον μήνας από τον μήνα αναφοράς. Πέραν αυτής της ημερομηνίας, το φύλλο κλειδώνει και δεν είναι δυνατή η συμπλήρωσή του.

Αυτό μπορεί να συμβαίνει για τους εξής λόγους:

• Ο φορέας χρηματοδότησης βρίσκεται στο εξωτερικό. (Απαιτούνται κάποιες ημέρες “valeur” μέχρι να ενημερωθεί το τραπεζικό μας σύστημα)
• O φορέας χρηματοδότησης έκανε την κατάθεση από άλλη τράπεζα πλην της ΤΡΑΠΕΖΑΣ ΠΕΙΡΑΙΩΣ. (Απαιτούνται κάποιες ημέρες “valeur” μέχρι να ενημερωθεί το τραπεζικό μας σύστημα).
• O φορέας χρηματοδότησης έκανε την κατάθεση σε λανθασμένα τραπεζικά στοιχεία ή δεν αναγράφεται το Κ.Α., η επωνυμία του καταθέτη ή κάποιο στοιχείο της σύμβασης. (Απαιτείται χρόνος για διερεύνηση).