Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας

Οδηγίες Διαχείρισης Συνεδρίων

Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (εφεξής ΕΛΚΕ) αναλαμβάνει την διαχείριση όλων των εσόδων από δωρεές/χορηγίες, τέλη εγγραφής και κάθε άλλη πηγή χρηματοδότησης για συνέδρια που διοργανώνονται υπό την αιγίδα του Πανεπιστημίου Κρήτης. Στα έσοδα αυτά γίνεται ποσοστό κράτησης σύμφωνα με τα οριζόμενα στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης (ΟΧΔ) του ΕΛΚΕ. Σε περίπτωση συνεδρίων που συνδιοργανώνονται με άλλους φορείς, ο ΕΛΚΕ αναλαμβάνει τη διαχείριση του ποσού εσόδων που αναλογεί στο Πανεπιστήμιο Κρήτης, βάσει των όρων συνδιοργάνωσης.

Η διαδικασία εξειδικεύεται ως εξής:

1) Αν το συνέδριο έχει έσοδα από τέλη εγγραφή (fees), ο Επιστημονικός Υπεύθυνος (ΕΥ) υποβάλλει πριν τη διοργάνωση του συνεδρίου στη Μονάδα Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης (ΜΟΔΥ) του ΕΛΚΕ το έντυπο «Ε7 - Περιγραφή συνεδρίου», στο οποίο αναφέρονται όλα τα ειδικά χαρακτηριστικά του συνεδρίου, αναλύονται οι πηγές εσόδων του καθώς και το είδος και το ύψος των εκτιμώμενων δαπανών. Το έντυπο υποβάλλεται στην Επιτροπή Ερευνών για την έγκριση της διαχείρισης του συνεδρίου. Εάν το συνέδριο δεν εντάσσεται σε προϋπάρχον έργο, τότε ο ΕΥ οφείλει να ακολουθήσει παράλληλα τη διαδικασία αποδοχής διαχείρισης νέου έργου που περιγράφεται στον ΟΧΔ.

2) Για τα έσοδα από τέλη εγγραφής (fees), ο ΕΥ θα προβεί σε συνεννόηση με τη ΜΟΔΥ για τον τρόπο είσπραξης τους. Παρακάτω περιγράφονται οι δυνατοί τρόποι είσπραξης των fees, οι οποίοι μπορούν να χρησιμοποιούνται και συνδυαστικά:

 α) Με κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό του ΕΛΚΕ (κατάθεση σε κάποιο κατάστημα ή μέσω e-banking). Στην κατάθεση πρέπει να αναγράφεται το ονοματεπώνυμο του συμμετέχοντα και ο κωδικός του έργου (ΚΑ), υποχρεωτικά.

 β) Με πιστωτική ή χρεωστική κάρτα, μέσω της υπηρεσίας ePay του ΕΛΚΕ όπου χρειάζεται να γίνει αίτηση στον παρακάτω σύνδεσμο https://elkepay.uoc.gr/αίτηση/

Σημειώνεται ότι με τη χρήση της υπηρεσίας ePay, το έργο επιβαρύνεται με προμήθεια, η οποία διαμορφώνεται ανάλογα με το είδος της κάρτας. Οι σχετικές χρεώσεις είναι διαθέσιμες στον παρακάτω πίνακα:

Είδος Κάρτας	%	Ποσό (ΕΥΡΩ)
MC Global Wholesale cards	2.85	0.00
VISA/MC Commercial/Business Piraeus Bank	1.90	0.00
VISA/MC Consumer Piraeus Bank credit	0.90	0.00
VISA/MC Consumer Piraeus Bank debit	0.90	0.00
VISA/MC/DIN Commercial/Business domestic EEA	1.90	0.00
VISA/MC/DIN Commercial/Business interregional	2.80	0.00
VISA/MC/DIN Consumer domestic/EEA credit	0.90	0.00
VISA/MC/DIN Consumer domestic/EEA debit	0.90	0.00
VISA/MC/DIN Consumer interregional credit CNP	2.70	0.00
VISA/MC/DIN Consumer interregional debit CNP	2.40	0.00
Επιστροφή	1.00	0.10

 γ) Με πιστωτική ή χρεωστική κάρτα κατά την προσέλευση των συμμετεχόντων στο συνέδριο. Σε αυτήν την περίπτωση παρέχεται στον ΕΥ συσκευή αυτόματων συναλλαγών με κάρτα (pos).

Όποιος και αν είναι ο τρόπος είσπραξης, η ΜΟΔΥ εκδίδει για τους συμμετέχοντες Αποδείξεις ή Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών με απαλλαγή ΦΠΑ.
Η ΜΟΔΥ ενημερώνει τον ΕΥ ή/και το άτομο που έχει αναλάβει τη γραμματειακή υποστήριξη του έργου, αναλυτικά για τα έσοδα με βάση λίστα καταθέσεων. Η έκδοση των παραστατικών πληρωμής γίνεται για όσους συμμετέχοντες είναι γνωστά τα ακόλουθα στοιχεία:

• Oνοματεπώνυμο
• Κατηγορία Παραστατικού: ΑΠΥ ή ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ
• email
• ΑΦΜ μόνο στην περίπτωση που αιτείται έκδοση Τιμολογίου

Σημαντική προϋπόθεση για να ξεκινήσει η κατάθεση των fees του συνεδρίου, αποτελεί η διαδικασία απαλλαγής του Φ.Π.Α. τους από την Εφορία.

Για την απαλλαγή του ΦΠΑ, η ΜΟΔΥ καταθέτει στην Εφορία το έντυπο Ε7 του ΕΛΚΕ και τη σχετική απόφαση της Επιτροπής Ερευνών. Λόγω αυτής της απαραίτητης διαδικασίας με την Εφορία, είναι πολύ σημαντικό να υποβάλλεται το έντυπο Ε7 τουλάχιστον ένα μήνα πριν την έναρξη καταβολής τελών εγγραφής. Σημειώνεται ότι ο ΕΥ του συνεδρίου πρέπει να έχει καταλήξει στα οριστικά ποσά των fees και των workshop (αν υπάρχουν), πριν εγκριθεί η απαλλαγή ΦΠΑ τους από την Εφορία, ώστε να αποφεύγεται η επανάληψη της διαδικασίας στην περίπτωση τροποποίησης της τιμολογιακής πολιτικής του συνεδρίου.

3) Για τα έσοδα από δωρεές, ακολουθείται η διαδικασία για την αποδοχή δωρεών (https://www.elke.uoc.gr/management/rules/donations). Η ΜΟΔΥ εκδίδει για τους δωρητές Τιμολόγιο Επιδοτήσεων Επιχορηγήσεων χωρίς ΦΠΑ.

4) Για τα έσοδα από χορηγίες, υποβάλλεται προς έγκριση στην Επιτροπή Ερευνών σύμβαση ή απόφαση χορηγίας (https://www.elke.uoc.gr/management/rules/donations). Η ΜΟΔΥ εκδίδει για τους χορηγούς Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών με ΦΠΑ.

5) Ως προς τον τρόπο διοργάνωσης, ο ΕΥ μπορεί να επιλέξει δύο εναλλακτικούς τρόπους :

• διοργάνωση με ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη ο οποίος αναλαμβάνει όλες τις απαιτούμενες ενέργειες καθώς και την τιμολόγηση για την ενοικίαση χώρων, τα αναλώσιμα, τη γραμματειακή υποστήριξη, τα coffee break, τα γεύματα κλπ,
• διοργάνωση με ιδία μέσα (αυτεπιστασία), όπου ο Ε.Υ και η ομάδα του συνεδρίου μεριμνά για μεμονωμένες αναθέσεις που θα αφορούν την ενοικίαση χώρων, τα αναλώσιμα, τη γραμματειακή υποστήριξη, τα coffee break, τα γεύματα κλπ.

Και στις δύο περιπτώσεις εφαρμόζεται η διαδικασία προμηθειών σύμφωνα με τον ΟΧΔ, πάντα σε συνεννόηση με τη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ.