Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας

Οδηγίες Διαχείρισης Συνεδρίων

Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (εφεξής ΕΛΚΕ) αναλαμβάνει την διαχείριση όλων των εσόδων από χορηγίες, τέλη εγγραφής και κάθε άλλη πηγή χρηματοδότησης για συνέδρια που διοργανώνονται υπό την αιγίδα του Πανεπιστημίου Κρήτης. Στα έσοδα αυτά γίνεται ποσοστό κράτησης σύμφωνα με τα οριζόμενα στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης (εφεξής ΟΧΔ) του του ΕΛΚΕ. Σε περίπτωση συνεδρίων που συνδιοργανώνονται με άλλους φορείς, ο ΕΛΚΕ αναλαμβάνει τη διαχείριση του ποσού εσόδων που αναλογεί στο Πανεπιστήμιο Κρήτης, βάσει των όρων συνδιοργάνωσης.

Η διαδικασία εξειδικεύεται ως εξής:

1) Αν το συνέδριο έχει έσοδα από τέλη εγγραφής, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος (εφεξής ΕΥ) υποβάλλει πριν τη διοργάνωση του συνεδρίου στη Μονάδα Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης (εφεξής ΜΟΔΥ) του ΕΛΚΕ το έντυπο «Ε7 - Περιγραφή συνεδρίου», στο οποίο αναφέρονται όλα τα ειδικά χαρακτηριστικά του συνεδρίου και αναλύονται οι πηγές εσόδων του. Το έντυπο υποβάλλεται στην Επιτροπή Ερευνών για την έγκριση της διαχείρισης του συνεδρίου. Εάν το συνέδριο δεν εντάσσεται σε προϋπάρχον έργο αλλά αποτελεί νέο έργο, τότε ο ΕΥ οφείλει να ακολουθήσει παράλληλα τη διαδικασία αποδοχής διαχείρισης που περιγράφεται στον ΟΧΔ.

2) Για τα έσοδα από τέλη εγγραφής, ο ΕΥ θα προβεί σε συνεννόηση με τη ΜΟΔΥ για τον τρόπο είσπραξης τους. Υπάρχουν δύο δυνατοί τρόποι είσπραξης, οι οποίοι μπορούν να χρησιμοποιούνται και συνδυαστικά:

 α) Με κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό του ΕΛΚΕ. Στην κατάθεση πρέπει να αναγράφεται ο τίτλος του συνεδρίου ή ο κωδικός έργου (ΚΑ) και τα στοιχεία του συμμετέχοντα (ονοματεπώνυμο και διεύθυνση υποχρεωτικά).

 β) Με είσπραξη μετρητών ή/και με πιστωτική κάρτα κατά την προσέλευση των συμμετεχόντων στο συνέδριο. Σε αυτήν την περίπτωση παρέχεται στον ΕΥ μπλοκ αποδείξεων είσπραξης ή/και συσκευή αυτόματων συναλλαγών με κάρτα. Ο ΕΥ έχει την ευθύνη κατάθεσης εντός 3 εργασίμων ημερών στον τραπεζικό λογαριασμό του ΕΛΚΕ των εσόδων που θα εισπράξει σε μετρητά.

Όποιος και αν είναι ο τρόπος είσπραξης, η ΜΟΔΥ εκδίδει για τους συμμετέχοντες Αποδείξεις ή Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών με απαλλαγή ΦΠΑ.

Για την απαλλαγή από ΦΠΑ η ΜΟΔΥ καταθέτει στην Εφορία το έντυπο Ε7 και τη σχετικό απόφαση της Επιτροπής Ερευνών. Λόγω αυτής της απαραίτητης διαδικασίας με την Εφορία, είναι πολύ σημαντικό να υποβάλλεται το έντυπο Ε7 τουλάχιστον ένα μήνα πριν την έναρξη καταβολής τελών εγγραφής.

3) Για τα έσοδα από δωρεές, ακολουθείται η διαδικασία για την αποδοχή δωρεών. Η ΜΟΔΥ εκδίδει για τους δωρητές Τιμολόγιο Επιδοτήσεων Επιχορηγήσεων χωρίς ΦΠΑ.

4) Για τα έσοδα από χορηγίες, υποβάλλεται προς έγκριση στην Επιτροπή Ερευνών σύμβαση ή απόφαση χορηγίας. Η ΜΟΔΥ εκδίδει για τους χορηγούς Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών με ΦΠΑ.

5) Ως προς τον τρόπο διοργάνωσης, ο ΕΥ μπορεί να επιλέξει δύο εναλλακτικούς τρόπους:

• διοργάνωση με ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη ο οποίος αναλάβει και θα τιμολογήσει όλες τις απαιτούμενες ενέργειες για την ενοικίαση χώρων, τα αναλώσιμα, τη γραμματειακή υποστήριξη, τα coffee break, τα γεύματα κλπ,
• διοργάνωση με ιδία μέσα (αυτεπιστασία), όποτε η ομάδα του συνεδρίου θα μεριμνήσει για μεμονωμένες αναθέσεις που θα αφορούν την ενοικίαση χώρων, τα αναλώσιμα, τη γραμματειακή υποστήριξη, τα coffee break, τα γεύματα κλπ.

Και στις δύο περιπτώσεις εφαρμόζεται η διαδικασία προμηθειών σύμφωνα με τον ΟΧΔ, πάντα σε συνεννόηση με τη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ.